Structurer les RH d’une PME : 7 signes qu’il est temps d’agir

9 sept.

5 min de lecture

Dirigeant d'entreprise stressé, se cachant le visage à un bureau couvert de documents et ordinateur portable.

Dans beaucoup de TPE et PME, les ressources humaines se construisent progressivement.

Au départ, le dirigeant gère lui-même les recrutements, les contrats, les entretiens et les questions quotidiennes des salariés. Les managers prennent ensuite naturellement le relais sur certains sujets.

Et pendant un temps, cela fonctionne.

Mais lorsque l’entreprise grandit, que les équipes évoluent ou que les obligations se multiplient, cette organisation peut progressivement montrer ses limites. Structurer les RH d’une PME devient alors essentiel pour accompagner son développement tout en conservant une organisation adaptée à sa taille.

Il s’agit avant tout de se demander :

Nos pratiques RH sont-elles encore adaptées à la réalité et aux ambitions de notre entreprise ?

Voici 7 signes qui peuvent indiquer qu’il est temps de faire le point.

1. Le dirigeant passe de plus en plus de temps à gérer les sujets RH

Un recrutement à lancer. Une question sur un contrat. Un salarié qui souhaite évoluer. Un manager qui rencontre une difficulté avec son équipe. Une formation à organiser. Une situation conflictuelle à gérer…

Pris individuellement, ces sujets peuvent sembler relativement simples.

Mais leur accumulation finit parfois par mobiliser une part importante du temps du dirigeant.

Et ce temps n’est alors plus consacré au développement commercial, aux clients, au pilotage de l’activité ou à la stratégie de l’entreprise.

C'est souvent l'un des premiers signes qu'une organisation RH plus structurée devient nécessaire.

La bonne question à se poser : Combien de temps consacrons-nous chaque semaine à des problématiques RH qui pourraient être anticipées, organisées ou déléguées ?

Dans ce contexte, le recours à un RH à temps partagé peut notamment permettre à une PME de bénéficier d'une expertise RH régulière sans nécessairement créer immédiatement un poste à temps plein.

2. Les recrutements deviennent plus difficiles

« Nous recrutons, mais nous ne trouvons pas le bon profil. »
« Les candidats ne restent pas. »
« Nous recevons des CV, mais aucun ne correspond vraiment. »

Les difficultés de recrutement ne viennent pas toujours uniquement du marché de l'emploi.

Elles peuvent aussi révéler un besoin qui n'a pas été suffisamment défini en amont : missions imprécises, fiche de poste ancienne, compétences recherchées trop nombreuses, responsabilités mal délimitées ou attentes différentes entre le dirigeant et le manager.

Avant de chercher le bon candidat, il faut donc s'assurer d'avoir défini le bon besoin.

Une étude du poste, une clarification des missions et une réflexion sur les compétences réellement nécessaires peuvent considérablement améliorer la cohérence du recrutement.

3. Les rôles et responsabilités deviennent moins clairs

Dans une petite équipe, beaucoup de choses peuvent fonctionner de manière informelle.

Chacun connaît son rôle et sait spontanément vers qui se tourner.

Mais lorsque l'entreprise se développe, cette organisation peut devenir plus difficile à maintenir.

Les symptômes sont souvent très concrets :

certaines missions sont réalisées par plusieurs personnes ;
d'autres ne sont finalement prises en charge par personne ;
les managers ne savent plus précisément où commence ou s'arrête leur responsabilité ;
les fiches de poste ne correspondent plus à la réalité ;
les collaborateurs manquent de visibilité sur leur évolution.

Ce qui fonctionnait parfaitement avec 5 ou 10 personnes n'est pas nécessairement adapté à une organisation plus importante. Formaliser progressivement les fonctions, les responsabilités et les processus permet alors de donner davantage de repères aux équipes sans pour autant alourdir inutilement le fonctionnement de l'entreprise.

4. Les managers sont devenus managers… sans avoir réellement été accompagnés

C'est une situation particulièrement fréquente dans les PME.

Un collaborateur maîtrise parfaitement son métier. L'entreprise se développe. Une équipe se crée autour de lui et il devient naturellement manager.

Mais être excellent techniquement ne signifie pas automatiquement savoir :

déléguer ;
fixer un cadre ;
donner du feedback ;
conduire un entretien ;
gérer un désaccord ;
accompagner un collaborateur en difficulté ;
maintenir la motivation d'une équipe.

Le management est une compétence qui se développe.

Des formations personnalisées en management, construites à partir des situations réellement rencontrées dans l'entreprise, peuvent permettre aux managers de prendre du recul et d'acquérir des outils directement applicables sur le terrain.

5. Les décisions RH sont prises au cas par cas

Une augmentation est accordée parce qu'un salarié la demande.
Une formation est organisée lorsqu'un besoin urgent apparaît.
Un recrutement est lancé lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise.
Une difficulté managériale est traitée lorsqu'elle devient problématique.

Cette gestion « au fil de l'eau » est compréhensible dans une petite structure. Mais lorsque l'entreprise grandit, elle peut progressivement créer des incohérences.

Deux collaborateurs occupant des fonctions comparables peuvent, par exemple, être traités différemment simplement parce que leurs situations ont été examinées à plusieurs années d'intervalle.

Structurer les RH consiste justement à passer progressivement d'une logique essentiellement réactive à une logique davantage anticipée.

Politique salariale, recrutements, développement des compétences, management, évolution professionnelle : ces sujets peuvent être pensés ensemble pour accompagner la stratégie de l'entreprise.

6. Les tensions ou situations sensibles deviennent plus fréquentes

Une tension entre deux collaborateurs n'est pas nécessairement le signe d'une mauvaise organisation. Les désaccords font naturellement partie de la vie d'une entreprise.

En revanche, lorsque les incompréhensions se répètent, que certains conflits s'installent ou que les managers ne savent plus comment intervenir, il peut être utile de prendre du recul.

Une situation sensible laissée sans réponse peut progressivement affecter le fonctionnement collectif, les relations professionnelles et les conditions de travail.

L'intervention d'un tiers extérieur peut alors aider à objectiver la situation, rétablir le dialogue et rechercher des solutions adaptées au contexte de l'entreprise.

La prévention des risques psychosociaux et la qualité du dialogue interne font également partie intégrante d'une politique RH structurée.

7. Vous avez le sentiment que vos pratiques RH mériteraient d’être sécurisées… sans savoir par où commencer

C'est probablement l'un des signes les plus importants.

Les pratiques se sont construites au fil des années. Plusieurs personnes sont intervenues. Des outils ont été créés progressivement. Certaines habitudes fonctionnent très bien, d'autres mériteraient peut-être d'être actualisées.

Mais lorsque l'on est quotidiennement plongé dans le fonctionnement de son entreprise, il n'est pas toujours évident de savoir ce qu'il faut conserver, améliorer ou prioriser. C'est précisément l'intérêt d'un audit RH.

L'objectif n'est pas de remettre en cause tout ce qui existe.

Il consiste à prendre une photographie de l'organisation et des pratiques RH afin d'identifier :

ce qui fonctionne → ce qui doit être sécurisé → ce qui peut être amélioré → ce qui doit être traité en priorité.

L'entreprise dispose ensuite d'une feuille de route adaptée à ses enjeux et à ses moyens.

Structurer les RH d’une PME sans tout révolutionner ...

C'est probablement le point essentiel à retenir !

Une PME n'a pas nécessairement besoin de reproduire le fonctionnement RH d'un grand groupe.

Elle a besoin d'une organisation proportionnée à sa taille, son activité, ses équipes et ses ambitions.

Vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations ?

RBConsulting accompagne les TPE et PME à Bordeaux et en Gironde dans la structuration et le développement de leurs ressources humaines.

Audit RH, conseil et accompagnement RH, RH à temps partagé, recrutement, formations personnalisées, médiation ou accompagnement des situations sensibles : l'intervention s'adapte aux besoins et à la réalité de chaque organisation.